Jak zorganizować spotkanie w pracy

„Jeśli trzeba jednym słowem określić, dlaczego rasa ludzka nie osiągnęła i nigdy nie osiągnie pełnego potencjału, tym słowem będzie„ ponowne zjednoczenie ”. Tak powiedział komik Dave Barry i wielu się z tym zgadza. Ale nie musi tak być. Oto kilka wskazówek, jak przygotować dobre spotkanie w pracy.

Zacznij i zakończ obiektywnie

Organizowanie produktywnych spotkań nie jest nauką zaawansowaną. Jak zauważa doradca Teri Schwartz, większość z nich sprowadza się do rozpoczynania i prowadzenia każdego spotkania z celem i kończenia go planem „pójścia naprzód”. Pojawiają się problemy, gdy jest to przeoczone. „To jak latanie samolotem” - mówi. „Większość wypadków ma miejsce podczas startu i lądowania”.

Wybierz lidera

Kilka lat temu bank KeyCorp w Cleveland w USA przyjął nową zasadę: zawsze wyznaczaj kogoś do kierowania. „Najgorsze jest spotkanie, na którym nikt nie jest odpowiedzialny” - mówi Charles Hyle, wiceprezes banku i dyrektor ds. Ryzyka. „Zmienia się w krzyczącą konkurencję”.

Myśl na małą skalę

Bądź realistą w kwestii tego, co możesz zrobić. „Nie możesz rozwiązać problemu głodu na świecie w godzinę” - mówi Teri Schwartz. Podobnie, utrzymuj odpowiednią liczbę uczestników, aby stymulować dyskusję. „Gdy w pomieszczeniu jest zbyt wiele osób, wszyscy milczą” - mówi Hyle.

Bezpośredni

„Ludzie nienawidzą tego, kiedy nie mogą wykonywać swojej pracy, ponieważ muszą iść na czyjeś spotkanie” - mówi profesor Michael Feiner z Columbia School of Business w Stanach Zjednoczonych. Dlatego zachęcaj innych do mówienia i angażowania się, zwłaszcza tych niższej rangi. „Muszą wierzyć, że spotkanie nie jest takie a takie, ale„ nasze ”- mówi Feiner.

Ustal zasady uczestnictwa

Każdy musi wiedzieć, kto będzie robił notatki i jak będą podejmowane decyzje. Pamiętaj, że konsensus jest ogólnie zły. „Oznacza to, że nie ma wystarczającej ilości dialogu lub debaty”, mówi Feiner, „a obie stanowią podstawę każdej innowacyjnej organizacji”. Jon Petz, autor książki Boring Meetings Suck , sugeruje rozłożenie przyszłych zadań w ciągu ostatnich pięciu do dziesięciu minut, a następnie powtórzenie ich w e-mailu grupowym, aby uniknąć nieporozumień.

Organizacja jest podstawą do skutecznego przedstawiania i omawiania pomysłów. Jeśli nie ma planowania, spotkanie nie będzie się opłacało. Pomyśl o organizacji jako o pierwszej rzeczy do zrobienia, a zobaczysz, jak produktywne będzie Twoje spotkanie. Ale jeśli nie jesteś osobą zorganizowaną, zacznij od naprawy biurka. To będzie dobre ćwiczenie!